Waarom checklists vaak niet werken en hoe het te fixen

Wat gaat er mis

Herken je dit? Je streeft naar operational excellence in je winkel.

Je hebt misschien zelfs alles tot in de puntjes uitgewerkt. Voor elk proces een duidelijke beschrijving gemaakt en bijbehorende checklists ontwikkeld.

Overal in de winkel hangen die checklists voor je personeel om ervoor te zorgen dat er niets wordt vergeten.  En toch gaat er nog te vaak iets mis.

Ik heb mezelf vaak afgevraagd hoe dat nu mogelijk is en kwam tot de ontdekking dat er een paar veel voorkomende oorzaken voor zijn. Als je deze kent kun je zonder moeite een veel hoger niveau bereiken dan waar je nu staat.

Oorzaak 1: De Turbo Vink

In veel gevallen wordt de checklist gebruikt als een geheugensteuntje maar ze worden niet gebruikt.

Iedere medewerker die al een poosje meeloopt (en dit gevoel ontstaat al na een hele korte periode) denkt dat het nu wel ‘uit het hoofd’ kan.

Met als gevolg dat de checklist aan het einde van de dag nog even snel wordt afgevinkt. Elk vakje wordt afgevinkt, of het nu gedaan is of niet….

Oorzaak 2: Gebrekkige overdracht

Vaak vindt er geen of een zeer beperkte overdracht plaats. De nieuwe dienst begint gewoon te doen wat je hoort te doen.

Het komt geregeld voor dat er geen overlap in de dienst zit. Er zit dus weinig anders op.

Dit versterkt het risico op de Turbo Vink. Als de vorige dienst de checklist niet nauwkeurig heeft bijgehouden weet de nieuwe shift niet wat er wel en niet is gebeurd.

Het gemakkelijkst is om maar aan te nemen dat alles dat had moeten gebeuren ook is gedaan.

Oorzaak 3: Geen controle

Ik ontdekte dat de checklist in veel gevallen aan het eind van de dag de prullenbak in gaat. In het beste geval wordt de ingevulde lijst met een datum erop in een map gestopt.

De waarde van deze lijsten is nihil (zie oorzaak 1 en 2). Er wordt pas naar gekeken als blijkt dat er iets fout is gegaan. Maar dat is op z’n vroegst de volgende dag.

Dan kan er meestal niets meer aan worden gedaan.

En dan?

Herken je dit? Het heeft uiteindelijk allemaal met psychologie te maken.

  • Als het niet gecontroleerd wordt, waarom zou ik het dan doen.
  • Ik moet al zoveel
  • Ik vind andere dingen belangrijker
  • Er kijkt toch niemand naar
  • Anderen doen het ook niet

Is het desinteresse? Is het gemakzucht? Het maakt eigenlijk niet zoveel uit.

Feit is dat er dingen fout gaan terwijl het niet nodig is. En er is (gelukkig) iets aan te doen.

Download onze GRATIS Quickscan

Om je op weg te helpen hebben we een Quickscan ontwikkeld. 

Met deze Quickscan kun je ZELF ontdekken waar je snel verbeteringen kunt realiseren.

Vul hieronder je naam en email adres in en we sturen de Quickscan DIRECT naar je toe.

Sluit Menu